שמירת רישומים ומסמכים לצורכי מס

מי שמנהל עסק או עוסק במשלח ידו כעצמאי חייב לשמור את הרישומים ואת התיעוד שעליהם הוא מסתמך. זאת, גם אם הוצאו לו כבר שומות סופיות לשנים הרלבנטיות.

כמה זמן לשמור?

הוראות ניהול הפנקסים (הוראות ניהול ספרים) קובעות, שמערכת החשבונות, שאותה חייב הנישום לנהל תישמר במשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לאותה שנת המס, הכול לפי המאוחר ביניהם. גם הדין האזרחי קובע שבע שנות התיישנות ואילו הדין הפלילי קובע עשר שנים.

בשל כך, אם אין חשש לעניינים פליליים, רצוי לשמור לפי כללי רשות המיסים – זאת אומרת שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח (המאוחר שבהם).

איך שומרים

ככל שמדובר בניירת (כולל חשבוניות ותיעוד מספקים וכיוצא באלה), יש לשמור אותה באופן הולם שלא תיהרס. כן מומלץ תחת תנאים מסוימים לסרוק את הניירת ולחסוך מקום ועלויות אחסנה. כמובן שבמצב כזה יש לפעול לפי הדרך שבה שומרים מערכת חשבונות ממוחשבת.

מערכת חשבונות ממוחשבת חייבת להישמר באמצעי אחסון ממוחשב כלשהו (כגון כונן קשיח – לרבות דיסק און-קי, תקליטור, תקליטון, קלטת גיבוי וכיוב’).

בנוסף, לפי הוראות ניהול ספרים, על כל נישום המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת וללא כל קשר לקיומם של מסמכים ממוחשבים מוטלת החובה לבצע גיבוי שוטף של מערכת החשבונות הממוחשבת שלו בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס. על הגיבויים למערכת החשבונות הממוחשבת, לרבות המסמכים הממוחשבים, להישמר במקום השונה מהמקום הרגיל בו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת של הנישום.

האם חובה להדפיס העתקי תעוד פנים (למשל, חשבוניות וקבלות) ממערכת חשבונות ממוחשבת

ככל שקיימת יכולת להפיק העתקים של תיעוד פנים – לא מתקיימת חובה להדפיסם כהעתקים עם הפקתם. אולם יש להבטיח כי ניתן להפיקם בכל נקודת זמן.

מה עושים עם המסמכים הנוספים?

בנוסף לתיעוד החובה, המהווה חלק ממערכת החשבונות, בעסקים רבים קיימים מסמכים מסוגים נוספים, שהתקנות אינן מחייבות שימוש בהן כגון מסמכים סטטיסטיים, הזמנות (בענפים שאין חובה להנפיקן), פרטיכולים וכיוצא באלה. גם מסמכים ורישומים כאלה חובה לשמור, אך זאת רק לתקופה של שלוש שנים מיום הגשת הדו"ח לשנה שאליה הם מתייחסים. ניתן כאמור לסרוק אותם, תחת תנאים מסוימים.

מודגש, כי אין להשמיד רישומים ומסמכים, שכבר אין חובה לשומרם לצורכי מס, בלי לברר תחילה אם הם נחוצים, או יהיו נחוצים בעתיד, למרות שאינם קשורים בתשלום המיסים, כגון לצורכי ניהול תביעות משפטיות, התחשבנות עתידית, שמירה על זכויות מסוימות וכו'. בשום מקרה אין להשמיד חוזים ארוכי טווח או כל מסמך משפטי שעלולים להזדקק לו בעתיד.

נגישות